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申請ワークフローとプリザンターを連携させる
申請ワークフローで苦手な「蓄積されたデータの管理」をプリザンターに任せることで、申請データが生きてきます。
どのように連携させるかの技術的な細かい方法についてはここでは述べませんが、概要については以下の通りです。
申請ワークフロー側でプリザンターに蓄積させるデータを決め、それを最終承認等をトリガにしたり、定期的に動かす処理を作成したりして、APIでプリザンターに投げて登録させる。
何かしらの問題があった場合に、リカバリ処理ができるように考えておく必要もあります。
申請ワークフロー側でデータを投げたつもりで、実際はプリザンターで受け取っていなかった場合に、後で再処理してデータが正しく登録できることを考えておく必要があります。
プリザンター側に蓄積されたデータは、検索機能はもちろんのこと、別の項目を追加して管理したり、一部の項目は非表示にして公開したりすることで、申請ワークフローだけでは実現できなかった蓄積されたデータの管理をすることができます。
実は、当社でも申請ワークフローからプリザンターへの連携を行っており、データの有効活用にプリザンターが一役買っています。
申請ワークフローのメリットデメリット
こんにちは、CCS田中です。
申請ワークフローシステムをご存知でしょうか？
ある書類を上司へ申請して承認をもらう、それを何段階か設けたものです。以前は紙で印刷したものを回送することが多かったのですが、今ではシステムを使って申請から承認を行うことが多くなっています。
申請ワークフローのメリットは、紙で実施していた時と違って書類の回送に時間がかからず、場所を選ばないことではないでしょう。紙の運用だと紙を印刷して、申請の押印後、上司に承認を依頼して、関係部署に回送する。その回送先が別の拠点の場合はメール便などで送付ということで、時間がかかることがあります。システム化した申請ワークフローでは、印刷も回送先への書類の送付も不要で、すべて電子化されて行われるため時間もかかりません。
そんなワークフローは申請から承認は得意であり、申請や承認された文書を探すのも検索機能などが用意されていることが多く、便利に使えるのですが、そのデータを蓄積して管理することは不得意なようです。
そこで、プリザンターの出番です！